Vacature Secretaresse bedrijfsondersteuning faciliteiten OK en SEH

Functie

Ben jij een enthousiaste en betrouwbare secretaresse met een proactieve werkhouding? Heb je ruime ervaring in secretariële en administratieve ondersteuning en ben je op zoek naar een uitdagende, afwisselende functie waarin geen dag hetzelfde is? Dan maken wij graag kennis met jou!

Als secretaresse ben je verantwoordelijk voor het bieden van secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning aan zowel de faciliteit OK als de faciliteit Spoedeisende Hulp (SEH). Samen met je collega's vorm je de spil binnen het bedrijfsbureau CAIZ.

Je richt je in het bijzonder op het aandachtsgebied opleiding en scholing van operatieassistenten, anesthesiemedewerkers en verpleegkundigen (SEH en Verkoever). Deze rol vraagt om flexibiliteit, nauwkeurigheid en het vermogen om snel te schakelen.

Je werkt nauw samen met je collega-secretaresses, praktijkopleiders en operationeel managers om de afdeling op een hoog kwaliteitsniveau te ondersteunen en te ontzorgen. Deze functie biedt dagelijks variatie en uitdaging in een dynamische omgeving.

Taken en verantwoordelijkheden

• Het organiseren en re-organiseren van back- en frontoffice taken, inclusief e-mailbeheer en telefoonbeantwoording.
• Het efficiënt beheren van complexe agenda's en het coördineren en delegeren van inkomende taken.
• Notuleren van vergaderingen en opvolgen van actiepunten.
• Organisatie en voorbereiding van interne en externe (netwerk)bijeenkomsten in een veeleisende omgeving.
• Plannen en coördineren van stages en scholingsdagen.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt en centrale vraagbaak voor interne en externe contacten.
• Ondersteuning bij HR-gerelateerde werkzaamheden, zoals werving en selectie, aanstellingsprocessen, autorisaties en ziekte- en herstelmeldingen (van studenten).
• Ondersteuning bij afdelingsbrede projecten en beheer of opzet van de afdelingswebsite en Teams-omgeving.

Werkplek

Je gaat aan de slag binnen het bedrijfsbureau CAIZ voor de faciliteiten OK en SEH. Het secretariaat maakt deel uit van het Bedrijfsbureau (BB) van het Centrum voor Acute en Intensieve Zorg (A&I) van het Radboudumc. Samen met je collega's  verzorg je de secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning van de operatiekamers (OK) en de Spoedeisende Hulp (SEH).

Het Bedrijfsbureau bestaat uit circa 75 collega's en ondersteunt uiteenlopende thema's  zoals kwaliteit & veiligheid, HR, ICT, planning en capaciteitsmanagement. Je werkt in een team waarin samenwerking, betrokkenheid en ondersteuning van het primaire proces centraal staan.

Binnen het Centrum A&I draait het om topklinische patiëntenzorg. Jaarlijks worden er op de OK circa 20.000 operaties uitgevoerd voor diverse specialismen. De SEH biedt 24/7 acute zorg aan een breed en gevarieerd patiëntenaanbod.

Je komt terecht in een dynamische werkomgeving waarin samenwerking, innovatie en ontwikkeling centraal staan. Er is volop ruimte om actief bij te dragen aan de verdere professionalisering van processen en werkwijzen.

Over het Centrum voor Acute en Intensieve Zorg (A&I)
Het Centrum A&I richt zich op de optimale zorg voor patiënten die acuut ziek zijn of intensieve, hoogtechnologische zorg en invasieve interventies nodig hebben. We stemmen alle processen rondom patiëntenzorg, opleiding, onderwijs en onderzoek zorgvuldig op elkaar af. Daarnaast vervult het centrum een belangrijke faciliterende rol binnen het Radboudumc en het academisch medisch netwerk.

Onder het centrum vallen meerdere faciliteiten:

• Intensive Care (IC)
• Operatiekamers (OK)
• Spoedeisende Hulp (SEH)
• Acute Opname Afdeling (AOA)
• Mobiel Medisch Team (MMT)
• Pijn en Palliatieve Zorg (PiPa)

Binnen ons centrum werk je in een omgeving waarin hoogwaardige zorg, samenwerking en continue ontwikkeling hand in hand gaan.

Het Radboudumc
Onze missie is: to have a significant impact on health and healthcare. We willen vooroplopen bij de ontwikkeling van duurzame zorg: zorg die mens en milieu zo gezond mogelijk houdt, zinnig en betaalbaar is, en liever voorkomt dan geneest. Zorg die er ook nog is voor de kinderen van onze kinderen. Dat doen we in alle drie onze kerntaken: zorg, onderwijs en onderzoek. We werken innovatief, persoonsgericht en samen met anderen in netwerken.

Profiel

Je bent een gepassioneerde en ervaren secretaresse die met overtuiging en plezier ondersteuning biedt aan praktijkopleiders, operationeel en tactisch leidinggevenden, en het klinisch kernteam van de operatiekamers en de Spoedeisende Hulp. Een belangrijk onderdeel van je werk is het bieden van gerichte ondersteuning aan de praktijkopleiders ten behoeve van de opleidingen tot operatieassistent en anesthesiemedewerker. Samen met je collega's vorm je de spil van deze dynamische en acute afdelingen.

Je valt op door je positieve instelling, proactieve houding en de manier waarop je met uitdagingen omgaat. Je bent toegankelijk, flexibel, resultaatgericht en weet moeiteloos prioriteiten te stellen in een steeds veranderende omgeving. Zelfstandig werken gaat je goed af, maar je functioneert ook uitstekend in teamverband.

Je beschikt over doortastendheid, vasthoudendheid en organisatiesensitiviteit. Eigenschappen die van grote waarde zijn binnen onze acute en complexe werkomgeving. Je werkt gestructureerd en secuur en haalt energie uit het optimaal ondersteunen van de organisatie.

Daarnaast herken je jezelf in onderstaand profiel:

• Hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur met ruime werkervaring in een soortgelijke functie binnen een veeleisende en dynamische werkomgeving.
• Een afgeronde secretariële opleiding. 
• Sterke communicatieve vaardigheden in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
• Uitmuntende organisatorische vaardigheden, met het vermogen om overzicht te houden en effectief te functioneren in een voortdurend veranderende, dynamische omgeving.
• Ervaring met MS Office en gerelateerde tools zoals Outlook, Word, Excel, PowerPoint en Teams.
• Een duidelijke en enthousiasmerende communicatiestijl die mensen aanspreekt en motiveert.

Arbeids­voorwaarden

Bij het Radboudumc bouw je aan de toekomst. We gaan voor de beste zorg, onderwijs en onderzoek. Dat maken we waar omdat je je bij ons ontwikkelt, kansen pakt en ruimte voelt om op te staan. Als werkgever vinden we het belangrijk dat medewerkers binnen alle levensfasen vitaal en met plezier aan het werk zijn. Dit in een gezonde en veilige omgeving. Onze arbeidsvoorwaarden mogen er ook zijn. Zo kun je rekenen op:

• Een bruto maandsalaris tussen € 2.677 en € 3.678 (schaal 6) bij een fulltime dienstverband (36 uur per week). Ook krijg je 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering en, als dat voor je functie geldt, een onregelmatigheidstoelage van 47% tot 72%.
• 176 vakantie-uren per jaar op basis van een 36-urige werkweek. 

En er is nog meer..

• Een keuzemodel arbeidsvoorwaarden waardoor je een deel van je arbeidsvoorwaarden naar eigen behoefte inzet. Zo kun je met je brutoloon extra vakantie-uren of mantelzorgverlofuren kopen. Of je kunt bijvoorbeeld je bruto eindejaarsuitkering inzetten voor de aanschaf van een fiets, waardoor je minder belasting betaalt.
• Volop kansen om je te ontwikkelen. Zo kun je via onze online leeromgeving uiteenlopende trainingen en opleidingen volgen. 
• Veel aandacht voor je welzijn en vitaliteit. Denk bij voorbeeld aan:
  • Tijd sparen voor balansverlof. 
  • Voor €27,05 per maand (ipv €41) 5 dagen per maand onbeperkt deelnemen aan het activiteitenaanbod en gebruikmaken van alle faciliteiten van het Radboud Sport & Cultuur.
  • Healthy professionals-programma waarin je leert om goed met je energie om te gaan. 
  • Bedrijfsopvangteam en een persoonlijke coach als je een ingrijpende gebeurtenis meemaakt.
  • Financieel gunstig minder werken via een generatieregeling als je de AOW-leeftijd nadert.
• Ondersteuning in een goede werk-privébalans in alle fasen van je leven. Denk aan:
  • Advies en trainingen over bijvoorbeeld ‘Millennialdilemma’s’ en ‘Je loopbaan na je 57ste’.
  • Activiteiten bij ons eigen centrum voor mindfulness.
  • Mantelzorgspreekuren voor als je vragen hebt over het combineren van je werk en zorgtaken thuis.
• Naast het wettelijke zwangerschaps- en bevallingsverlof, biedt het Radboudumc 26 weken ouderschapsverlof, waarvan 9 weken betaald. Daarnaast kun je als partner maximaal 5 weken aanvullend geboorteverlof opnemen. Tijdens het aanvullend geboorteverlof en ouderschapsverlof vullen we de uitkering van het UWV aan tot 100% van je loon.
• Draag je werkkleding van het Radboudumc en moet je je hiervoor buiten werktijd in het ziekenhuis omkleden? Dan ontvang je, als dat voor je functie geldt, een omkleedtoelage van € 80,- bruto per maand (bij een fulltime dienstverband).
• Pensioenopbouw bij het ABP Pensioenfonds. Het Radboudumc betaalt 70% van de pensioenpremie. 
• Korting op de aanvullende pakketten van twee collectieve zorgverzekeringen én op tien andere verzekeringen; van woonhuis- tot rechtsbijstandsverzekering.
• Een tegemoetkoming in je reiskosten woon-werkverkeer van € 0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis. Kom je met het OV naar je werk? Dan vergoeden we de OV-kosten volledig (2e klasse). En werk je regelmatig thuis? Dan krijg je een thuiswerkvergoeding van € 2,40 per dag.

 

Sollicitatie­procedure

Denk jij verder voor onze patiënten én de zorg in de toekomst? Solliciteer vóór 21 augustus 2025. We nemen daarna snel contact met je op. De sollicitatiegesprekken vinden plaats tussen 25-29 augustus 2025. Fijn als je hier alvast rekening mee houdt. Heb je een vakantie gepland? Geef je beschikbaarheid aan in je motivatiebrief.

Goed om te weten

• Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.  
• Op onze website vind je uitgebreide informatie over onze sollicitatieprocedure en de veelgestelde vragen.  
• Word jij onze nieuwe collega? Dan krijg je de tijd en ruimte om je functie, werkplek en collega’s goed te leren kennen. Een introductiedag voor alle nieuwe collega’s is een vast onderdeel van je inwerkprogramma.   

Wij werven zelf voor deze vacature. Acquisitie stellen wij niet op prijs; delen in je netwerk wél.

Contact

Benieuwd of deze functie bij je past? Of hoe het is om bij het Radboudumc te werken? Bel, Whatsapp of mail dan met Lianne Streppel, teamleider a.i. Planning OK en Secretariaat OK via 06 86 55 09 51. Voor solliciteren gebruik de knop ‘solliciteer’.